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“话题”会议效率高

  联邦国际每周六都有一次例会,以往例会的模式基本都是按部就班,什么销售进度、生产进度、产品质量等,正因为有一定的规律性,使得每一次我都可以提前把一些数据和相关资料准备好,然后胸有成竹地准备展开自己的陈述。不过,没多久,这样的例会开始变革——一场倡导效率及高品质会议的变革。
  去年11月,例会要求从日常的工作杂务中跳出来,要务实,普通数据及通报性工作一率放在OA网平台上供相关人定期知会,一切工作不讲理由不做解释,带着解决方案来谈问题,务求件件事情有落实有方法有推进,让每次会议都有新的成果,成为解决问题拿方法的的场合。在例会中碰撞出思想火花,使我们的工作首先从思想层面上得到提高,在实际效率上也起到潜移默化的作用。
  这可真是个不小的变化,每次会议时间基本较以往压缩了一个多小时,同时每个人的参与感大大加强,热烈发言出谋划策的场面屡屡显现,即使不是本部门负责的事情,也成为与会每个人要去共同思考和解决的问题。还别说,例会变革还真让我有不小的感动。在这样一种与以往不同思维方式的会议上,我学到了各位经理厂长考虑问题的方式方法,不同的工作关注点,对照自己的工作,的确有很大的启发作用,想事情的层面较以往更广了。
  更有意思的是,每次会议还会有很不一样的主题:例如“08年的关键词”、“展望09,我们该如何期待”、”如何用感恩的心愉快的去工作”、“ 我们还可以用什么样的亮点为展会的成功再添色彩”等等,如同是一场场话题沙龙,虽是内容各不一样,但所围绕着的都是提高效率,真诚参与,达成共同的销售经营目标。而让我感受最深的,是近期一次会议主题:让我们现在就动手吧。
    会上说到这个话题时,首先放了一段PPT,描述了办公室6S不到位的种种现象,如:垃圾没有及时倾倒招来老鼠,被老鼠光顾的桌面大家仍视而不见,桌面上文件乱堆乱放放,等等。这些问题可以说是很小的事情,它不关系到销售,也不影响生产。但是Sandy很认真地研究了《办公室工作环境条例》,对一个个小环节详细推敲,并不时提出疑问和建议。
    “文件不能放电脑主机上是对的,但是不准放推斗柜上,这个有点难度,一些过期来不及清理的纸张不知往哪放?”Sandy问。大家议来议去,最后定下推斗柜上可以放东西,但必须整齐整洁。Sandy说:“首先,我要自我检讨一下,因为我的办公室现在是不太合格,之前我也强迫过我自己这样做,但是,实在是太难了,最终都没有坚持下来,现在规矩大家定下来了,我有信心作得到,相信大家也会做到的。”此前,每次去Sandy办公室时,推斗柜上文件确实很多,我想Sandy那么忙,要处理的事那么多,文件多,又没时间整理是很正常的嘛。
    过了两天,我有事经过Sandy办公室,无意瞄了一眼。咦,我心头一颤,怎么那么干净整洁啊?看来Sandy真的是做到了,即使是一件那么小的事情。然后再看看其他部门,民用组、转椅组等,柜子上的文件像用尺子划过线那么直,就连综合部那一堆堆不规则的牛皮版也都折得有棱有角,摆放非常整齐,整个办公场所看上去焕然一新,赏心悦目。其实都是一些小小的改变,但给我的感觉却是震撼。
  每次话题会议讨论的时间只有短短十几分钟,但是产生的效果是巨大的。因为在这十几分钟,大家都深切掌握了会议实质,并且贯彻执行下去。
  只要人人都献出一点力量,事情就会变得更完美。这就是我们的“话题会议”。




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